Microsoft Excel є одним із найстаріших і широко використовуваних програм для роботи з електронними таблицями. Програмне забезпечення зазнало багатьох оновлень з часом, включаючи підтримку нових розширень або типів файлів, які з’явилися з часом. Кожне нове розширення має абсолютно різні функції та використання. Тому ми повинні знати різні розширення, які найчастіше використовуються в Excel.
У цій статті ми обговорюємо типові розширення файлів, які використовуються в Excel. Перш ніж обговорювати розширення файлів Excel, давайте спочатку розберемося з визначенням розширення файлу.
Що таке розширення файлу?
Розширення файлу в першу чергу відноситься до суфікса, доданого в кінці комп’ютерного файлу (об’єкта, що містить інформацію, дані або команду), щоб визначити тип файлу. Як правило, розширення файлу містить від двох до чотирьох символів. Крім того, розширення відокремлюється від назви файлу знаком крапки (.).
Наприклад, файл із назвою «Example.docx» має розширення «.docx», що вказує на файл документа Word.
Чому розширення файлів Excel важливі?
Існує широкий вибір розширень файлів. Кожне розширення надає необхідну інформацію про тип файлу. Кожне розширення має певну роль, і ми повинні знати розширення, щоб відкрити файл за допомогою відповідного програмного забезпечення. Не всі розширення файлів підтримуються всім програмним забезпеченням. Таким чином, розширення файлів Excel можуть допомогти нам дізнатися більше про тип файлу та тип даних, які він містить, тобто:
- Чи включає він VBA (Visual Basic для програм) або макроси,
- Чи є файл шаблоном,
- Чи файл збережено для старішої версії Excel,
- Чи збережено файл із загальною застарілою версією,
- Чи є формат файлу двійковим або XML-документом тощо.
Усі ці деталі можна отримати за розширенням файлу. Кожне розширення має описову назву, яка допомагає нам визначити мету чи техніку, для якої використовується відповідне розширення. Крім того, ми можемо впорядковувати різні типи файлів у різних каталогах, знаючи їх розширення.
Розширення файлів Excel
Хоча Excel має різноманітні підтримувані розширення файлів, ми обговорюємо деякі з важливих розширень нижче:
інтерфейс проти абстрактного класу
Розширення XLSX в Excel
Розширення XLSX є розширенням Excel за замовчуванням, коли в ньому не використовуються макроси. Це розширення базується на XML і використовується переважно для Excel 2007 і Excel 2010. До Excel 2007 стандартним розширенням файлу для Excel був XLS. Після введення розширення XLSX розмір файлу значно зменшився порівняно з XLS. Завдяки цьому завантажувати та ділитися файлами стало набагато легше, ніж раніше.
Окрім цього, XLSX є розширенням, вільним від шкідливого коду. Це тому, що розширення XLSX не може зберігати код макросу VBA. Однак він може використовувати та зберігати всі функції, які використовуються в Excel. Крім того, це розширення підтримується іншим подібним програмним забезпеченням, що робить файли цього розширення доступними в інших програмах. Основним недоліком використання розширення XLSX є те, що якщо ми хочемо запустити файл у версії до Excel 2007, ми не зможемо зберегти файл Excel за допомогою цього розширення.
Розширення XLS в Excel
Як ми вже говорили раніше, розширення Excel XLS було найпопулярнішим типом розширення до Excel 2007. Пізніше його замінив XLSX. Таким чином, розширення XLS зараз майже застаріло, і ми більше не використовуємо та не бачимо цього розширення. Однак розширення все ще використовується, і багато програмного забезпечення та інструментів все ще мають можливість експортувати дані як файли XLS. Єдина причина, через яку розширення XLS все ще існує в багатьох програмах, полягає в тому, що деяким людям може знадобитися відкрити файл у версіях Excel до 2007 (тобто Excel 2003).
Оскільки Excel може читати це розширення, ми можемо використовувати будь-який старий файл із цим розширенням у новій версії Excel і продовжувати над ним працювати. Розширення XLS є розширенням файлу за замовчуванням від Excel версії 2.0 до Excel версії 2003. У наш час використання цього розширення має деякі недоліки. Воно потребує більше місця на диску, може містити шкідливий код VBA та складається з відносно невеликої кількості рядків і стовпців, ніж останні розширення.
Розширення XLSM в Excel
Щоразу, коли ми включаємо VBA макросів у нашому існуючому файлі Excel і спробувати зберегти його, ми побачимо сповіщення про те, що для збереження макросів VBA нам потрібно зберегти файл із розширенням XLSM. Розширення XLSM є розширенням за замовчуванням, якщо у файлі Excel є макроси. Це розширення схоже на розширення XLSX, але з додатковою підтримкою макросів.
Це розширення файлу на основі XML із підтримкою макросів працює лише в Excel 2007 і новіших версіях. Це означає, що ми не можемо використовувати це розширення в Excel до Excel 2007. Розширення XLSM було представлено насамперед для підвищення безпеки файлів Excel і захисту їх від шкідливих макросів і вірусів. Крім того, це розширення також може зберігати всі інші функції, які використовуються в Excel. Недоліком використання розширень XLSM є те, що воно вимагає більше місця на диску, ніж інші формати файлів (наприклад, XLSB).
Розширення XLSB в Excel
Розширення XLSB є додатковою альтернативою розширенням XLSX і XLSM для збереження файлів Excel. Однак це конкретне розширення файлу відкриває та зберігає файли Excel набагато швидше, ніж XLSX і XLSM. Тому розширення XLSB в основному використовується для великих файлів (більше 10 Мб). На відміну від розширень XLSX і XLSB, розширення XLSB не використовує формат XML для зберігання інформації. Замість цього він використовує двійковий формат.
Окрім цього, розширення XLSB використовує порівняно менше місця на диску, оскільки дані зберігаються у двійковій структурі. Це розширення також може зберігати макроси VBA, тому ми не повинні запускати ці файли, якщо їх завантажено або отримано з ненадійних джерел. Оскільки розширення XLSB було введено в Excel 2007, ми не можемо відкривати файли XLSB у Excel 2003 і попередніх версіях. Крім того, розширення XLSB не використовується в більшості сторонніх програм (наприклад, OpenOffice, Capital IQ, Bloomberg тощо), тому ми можемо не мати змоги відкрити/експортувати наявні файли.
Розширення XLTX в Excel
Розширення XLTX в основному використовується для шаблонів Excel. Шаблони Excel зазвичай визначаються як відформатовані файли з різними стилями, функціями та функціями. Таким чином створюються шаблони, які класифікуються в окремі розділи та завантажуються з Excel. Крім того, ми можемо створювати власні шаблони та зберігати їх за допомогою розширення XLTX.
Це конкретне розширення є корисним, коли ми часто починаємо працювати з певної точки для різних файлів. Отже, якщо ми збережемо цю конкретну точку як шаблон, ми зможемо щоразу використовувати цей шаблон як відправну точку для інших робочих книг Excel. Крім того, ми можемо використати команду «Зберегти як», щоб зберегти нашу роботу в новому файлі Excel, залишивши вихідний файл або шаблон без змін.
Розширення XLTM в Excel
XLTM — ще одне розширення, яке використовується для шаблонів Excel. Однак це розширення підтримує макроси, що дозволяє нам використовувати макроси VBA з шаблонами. Точніше, ми можемо використовувати розширення XLTM для збереження наших власних шаблонів Excel із додатковою підтримкою макросів.
З іншого боку, ми можемо використовувати ці файли (шаблон Excel із макросом) як відправну точку для інших робочих книг Excel, що містять макроси, коли вони нам потрібні.
Розширення XLAM в Excel
Розширення XLAM в основному використовується для збереження даних надбудов. Це розширення зазвичай не використовується для загального використання. Вони працюють як надбудови, і коли ми запускаємо ці файли, вони можуть ефективно працювати в Excel. Важливо зазначити, що файли XLAM надають деякі додаткові функції та функції для використання в Excel. Зокрема, ці файли допомагають нам додавати/розширювати функції Excel. Вони також можуть містити макроси VBA, зображення, стрічки та робочі аркуші з формами.
Файли з XLAM можна легко запускати як звичайні файли Excel. Оскільки ці файли використовуються для надбудов, нам може знадобитися ввімкнути опцію «Надбудови» в налаштуваннях Excel (Файл> Параметри> Надбудови), якщо її вимкнено. Таким чином, наступного разу, коли ми відкриємо Excel, ми побачимо додаткові функції цієї конкретної надбудови.
Розширення CSV в Excel
Розширення CSV (значення, розділене комами) зазвичай зберігає книгу у вигляді звичайного тексту. Це означає, що він не зберігає жодної формули чи форматування у файлах. Однак це розширення може містити символи табуляції, розриви рядків та інші символи, які правильно інтерпретуються в інших системах Windows. Крім того, розширення CSV зберігає лише активний аркуш.
Excel дозволяє нам імпортувати або відкривати файли CSV безпосередньо з самого Excel. Основне застосування файлів CSV передбачає використання даних для явного імпорту та експорту. Тому більшість програмного забезпечення для баз даних підтримує це розширення, щоб ми могли імпортувати/експортувати дані. Оскільки це розширення не включає формули та форматування, розмір файлу зазвичай невеликий. Це дозволяє нам використовувати величезну кількість даних. Крім того, ми можемо використовувати необмежену кількість рядків і стовпців. Файли Excel, збережені за допомогою розширення CSV, працюють набагато швидше під час відкриття та закриття.
Розширення ODS в Excel
ODS (Open Document Spreadsheet) — це розширення, призначене для роботи з Excel та іншим програмним забезпеченням, таким як OpenOffice, LibreOffice тощо. Що стосується Excel, це конкретне розширення підтримує не всі функції та функції. Ось чому розширення ODS не часто використовується. Це розширення особливо корисно, коли ми хочемо поділитися нашим файлом Excel з кимось, хто працює над іншими офісними програмами.
Окрім цього, коли ми отримуємо файл ODS від когось і відкриваємо/експортуємо його в Excel, ми можемо побачити деякі проблеми з форматуванням і функціями (такими як таблиці, діаграми, умовне форматування тощо). Як правило, ми втрачаємо форматування або функції, які Excel не підтримує, але підтримує OpenOffice. Однак розширення ODS може належним чином зберігати текст і дані.
Розширення PDF в Excel
Excel також дозволяє зберігати робочий аркуш у форматі PDF (портативний формат документа). Хоча це розширення є найменш популярним в Excel, іноді воно є найбільш корисним. Розширення PDF використовується в основному, коли нам може знадобитися поділитися ним з іншими або роздрукувати його на папері. Це пояснюється тим, що PDF зберігає форматування файлу, і тому він не перетворюється автоматично з однієї системи в іншу. Крім того, документи, збережені у форматі PDF, можна легко відтворити за допомогою методів комерційного друку, оскільки PDF зберігає форматування.
Оскільки розширення PDF було представлено в Excel 2010, воно недоступне для використання в Excel 2007 і попередніх версіях. Крім того, відкриття PDF-файлу в Excel може спричинити певні проблеми з форматуванням, оскільки існує інше програмне забезпечення для відкриття цього конкретного формату файлу, наприклад Adobe Reader.
Як перевірити розширення файлу Excel?
Ми можемо спробувати різні методи перевірки розширень файлів, збережених за допомогою Excel. Нижче описано два найпростіші способи перевірки розширення файлу:
Спосіб 1:
- Спочатку нам потрібно відкрити місце (тобто папку), де збережено файл. Нам потрібно вибрати файл і клацнути по ньому правою кнопкою миші.
- На наступному екрані нам потрібно натиснути « Властивості ' знизу списку. Це виглядає так:
- Після цього ми побачимо вікно властивостей. Тут ми можемо перевірити тип файлу або розширення з-під ' Загальний вкладка. Зверніться до наступного зображення:
Спосіб 2
Окрім традиційного методу, описаного вище, ми також можемо позначити « Розширення імен файлів 'коробка з' Переглянути ' у файловому провіднику. Це відобразить розширення файлів із іменами файлів у файловому провіднику.
Перетворення розширення файлу Excel в інші формати
Ми можемо конвертувати розширення існуючого файлу Excel в інший формат, переміщаючись по Файл > Зберегти як в Excel. Ми побачимо кілька форматів файлів у спадному меню поруч із « Зберегти як тип ' текст. Однак формати, доступні у списку, можуть відрізнятися залежно від типу активного аркуша (аркуш діаграми, робочий аркуш або будь-який інший тип аркуша).
Давайте зрозуміємо це глибоко за допомогою зображень:
число Армстронга
- Спочатку нам потрібно відкрити файл, який ми хочемо зберегти з іншим розширенням. Ми можемо відкрити будь-який існуючий файл, перейшовши до ' Файл ', а потім клацніть опцію' ВІДЧИНЕНО ' зі списку. Excel
- Коли файл відкрито в Excel, ми повинні натиснути на « Файл вкладку 'знову та виберіть' Зберегти як ' зі списку. Незважаючи на це, ми також можемо використовувати коротку клавішу ' F12 », щоб швидко відкрити діалогове вікно «Зберегти як».
- У вікні «Зберегти як» ми отримаємо варіанти вибору розташування, введення імені файлу та вибору типу файлу (розширення). Ми можемо вибрати тип файлу зі спадного списку, як показано на наступному зображенні:
- Після завершення попереднього кроку нам потрібно натиснути кнопку « зберегти ', і новий файл із вибраним розширенням буде збережено у вибраному місці.
Примітка. Коли ми змінюємо або зберігаємо наявне розширення файлу Excel в іншому форматі файлу, деякі з його форматування, функції або дані не завжди можуть бути передані.
Яке розширення файлу вибрати в Excel?
Важливо вибрати правильне розширення для файлу Excel; інакше він може працювати неправильно. Головним чином це залежить від потреб користувача та типу даних, функцій або форматування, які користувач хоче використовувати у файлі Excel.
Нижче наведено кілька корисних моментів для вибору найкращого типу файлу для файлу Excel:
- Якщо ми хочемо зберегти файл Excel, щоб зробити його друковану копію без подальшого редагування, рекомендується вибрати версію PDF. Це пов’язано з тим, що певне форматування може автоматично змінюватися після друку під час збереження в інших розширеннях файлів. Крім того, якщо PDF-файл буде збережено з належним форматуванням, він не буде автоматично змінено під час друку. Крім того, PDF-файли також важко редагувати, тому ніхто інший не зможе легко змінити дані.
- Якщо файл Excel містить макроси VBA і розмір файлу відносно великий, пропонується використовувати розширення XLSB. Навіть якщо макроси VBA не використовуються, але розмір файлу великий (більше приблизно 10 МБ), ми повинні вибрати розширення XLSB. Крім того, якщо файл містить макроси VBA і розмір менше приблизно 10 МБ, добре використовувати розширення XLSM.
- Якщо є необхідність відкрити та відредагувати файл Excel за допомогою іншого популярного програмного забезпечення, пропонується вибрати розширення ODF або суворий XLSX.
- Якщо ми хочемо зберегти файл Excel, щоб відкрити його в інших версіях Excel, таких як Excel 2003 або раніших, нам потрібно вибрати розширення XLS. Це розширення підтримується в старішій версії; однак функції нових версій не відображатимуться в старих версіях.
Це деякі з найпоширеніших форматів, які ми можемо вибрати. Однак є багато інших варіантів, які ми можемо вибрати на основі вимог.