MS Excel, також відомий як Microsoft Excel, є широко використовуваним програмним забезпеченням у більшості компаній чи підприємств у всьому світі. Він надає різні інструменти, функції та можливості, щоб зробити це програмне забезпечення прибутковим для глобальних компаній у різних галузях. Тому, щоб навчитися та правильно організувати дані за допомогою Excel, ми повинні знати визначення та основи цього потужного програмного забезпечення.

У цій статті розглядається визначення MS Excel і його основи, щоб допомогти нам ознайомитися з цим потужним програмним забезпеченням.

Визначення MS Excel

За визначенням, «Microsoft Excel — це програма для роботи з електронними таблицями, створена Microsoft, яка використовує таблиці для запису та аналізу числових і статистичних даних за допомогою формул і функцій».

Простими словами, MS Excel — це потужна програма для роботи з електронними таблицями, що входить до складу Microsoft Office і в основному використовується для запису даних у таблицях. Він складається з кількох рядків і стовпців, у які можна вводити дані. Програма вважається корисною для виконання різноманітних завдань, таких як розрахунок тижневих витрат, складання платіжних відомостей, бухгалтерський облік та інтерактивне сортування/фільтрування даних за різними критеріями.

Історія та випуски MS Excel

MS Excel — одна з найстаріших програм для роботи з електронними таблицями, яка пройшла кілька оновлень і виправлень. Ця потужна програма для роботи з електронними таблицями була спочатку випущена в 1985 році для систем на базі Macintosh. Пізніше він був випущений для інших популярних платформ, включаючи Windows.

У наведеній нижче таблиці наведено список усіх версій Excel, випущених на даний момент для Macintosh:

У таблиці нижче наведено список усіх версій Excel, випущених на даний момент для Windows:

Важливо зазначити, що excel версії 4.0 було включено як частину Microsoft Office Suite у версії Office 3.0. З того часу Excel постійно оновлювався пакетом Office.

Можливості MS Excel

На початку Excel відігравав вирішальну роль у виконанні різних фінансових операцій для підприємств, включаючи бухгалтерський облік і ведення документації. Проте з часом він отримав кілька оновлень, які зазвичай допомагали зробити Excel обов’язковим програмним забезпеченням для бізнес-процесів. Остання версія Excel має широкий набір функцій.

Деякі з основних функцій Microsoft Excel включають наступне:

Верхній і нижній колонтитул: Подібно до документів Word, ми також можемо використовувати верхній/нижній колонтитул у наших документах Excel. Він розташований у верхній і нижній частині кожної сторінки табличного документа.

Знайти та замінити: MS Excel дозволяє нам знаходити потрібні дані, наприклад текст або числа, за допомогою функції «Знайти» на аркуші. Крім того, ми також можемо замінити наявні дані спеціальними оновленими даними.

Захист паролем: Використовуючи пароль, ми можемо захистити нашу книгу Excel від несанкціонованого доступу. Зрештою, ця функція допомагає нам захищати наші дані.

хеш-сет Java

Фільтрування даних: Фільтрування даних — це швидший спосіб знайти та продовжити роботу з підмножиною даних у вибраному діапазоні. Функція фільтрації даних є зручною та включає параметри автофільтра та розширеного фільтра.

Сортування даних: Використовуючи функцію сортування даних, ми можемо впорядкувати дані робочих аркушів Excel у певному логічному порядку. Excel зазвичай дозволяє нам сортувати дані різними способами, включаючи порядок зростання або спадання.

Вбудовані формули: MS Excel містить широкий спектр формул, які ми можемо використовувати для виконання простих і складних обчислень. Деякі основні формули включають суму, віднімання, множення, ділення, середнє, мінімум тощо.

Оновлення даних у реальному часі: В Excel ми застосовуємо різні функції для обчислення значень і отримання бажаних результатів. Якщо ми замінимо деякі існуючі значення на нові, Excel автоматично оновить результати у відповідних клітинках.

Вставка діаграм: Однією з визначних особливостей Excel є наявність різноманітних діаграм, таких як секторні діаграми, стовпчасті діаграми, лінійні діаграми тощо. Ці діаграми іноді можуть значно змінити аналіз і порівняння даних.

Окрім стандартних функцій електронних таблиць, Excel також забезпечує підтримку програмування через Microsoft Visual Basic for Applications (VBA), можливість доступу до даних із зовнішніх джерел через Microsoft Dynamic Data Exchange (DDE).

Використання MS Excel

MS Excel широко використовується для організації даних і виконання простих і складних обчислень для отримання результатів фінансового аналізу. Йому віддають перевагу майже у всіх секторах бізнесу та в компаніях від малих до великих.

Незважаючи на це, він також використовується для управління витратами та іншими речами на основі даних для домашніх потреб. Можна сказати, що використання MS Excel майже безмежне. Різні люди використовують це потужне програмне забезпечення відповідно до своїх потреб.

Нижче наведено деякі основні види використання MS Excel:

• Введення даних
• Управління даними
• Фінансовий аналіз
• Фінансове моделювання
• Бухгалтерський облік
• Управління часом
• Управління завданнями
• Програмування (VBA)
• Управління взаємовідносинами з клієнтами (CRM)
• Діаграми, графіки та звітність

Зокрема, Excel є обов’язковою умовою для будь-яких даних, які потрібно впорядкувати.

Інтерфейс Excel

Інтерфейс Excel простий і його легко зрозуміти. Це важливо для розуміння основного інтерфейсу, щоб почати над ним працювати.

На наступному зображенні показано всі основні розділи Excel, включаючи рядок формул, рядок, стовпець, клітинку, вкладку аркуша тощо.

Коротко обговоримо всі терміни, зображені на зображенні вище:

що таке експорт в linux

клітинка:Точка перетину рядка і стовпця називається коміркою. Excel містить кілька клітинок на аркуші. Кожна комірка ідентифікується унікальною адресою, сформованою шляхом поєднання двох символів, наприклад букви стовпця та номера рядка.рядок:Рядок — це горизонтальний простір у таблиці, який використовується для запису даних. Excel містить кілька рядків на аркуші. Кожен рядок має унікальний номер, починаючи з 1.Колонка:Стовпець — це вертикальний простір у таблиці, який використовується для запису даних. Excel містить кілька стовпців на аркуші. Кожен стовпець має унікальну адресу, представлену буквою, починаючи з літери A.робочий аркуш:Робочий аркуш Excel відноситься до області рядків і стовпців, які разом утворюють таблицю. Ми можемо додавати потрібні діаграми, фігури та інші підтримувані об’єкти на аркуш. Його також називають електронною таблицею або аркушем.робочий зошит:Робоча книга Excel відноситься до основного файлу, який містить робочі аркуші та пов’язані об’єкти.

Основи MS Excel

Ми повинні знати основи MS Excel, щоб почати працювати над ним. Нижче наведено кілька основних речей, які потрібно навчитися.

шаблон проектування java

Відкриття MS Excel

Відкриття MS Excel - це перше, що ми повинні знати, щоб працювати над ним. Існують різні способи відкрити MS Excel, наприклад:

• Ми можемо відкрити його, двічі клацнувши його піктограму прямо на робочому столі, якщо встановлено з використанням налаштувань за замовчуванням.
  
• Ми можемо відкрити його, двічі клацнувши його ім’я в меню «Пуск» у папці MS Office.
  
• Ми можемо скористатися функцією «Пошук Windows» і ввести текст «Excel». У ньому будуть відображені всі файли та програми з такою назвою, розташовані на комп’ютері. Таким чином, ми можемо двічі клацнути на його назві під програмами, щоб відкрити його.
  

Важливо відзначити, що MS Excel повинен бути встановлений на машині, і тоді тільки ми зможемо його відкрити. Якщо ми не знаходимо програму за допомогою описаних вище кроків, це означає, що в системі немає пакета Office.

Відкриття електронної таблиці

Після того, як ми відкриємо MS Excel, він попросить нас продовжити. Точніше, він відображає кілька плиток, з яких ми можемо вибрати потрібну та почати працювати над нею. Якщо ми хочемо почати роботу з нуля, ми можемо вибрати плитку «Пустий робочий зошит» і запустити чорну електронну таблицю.

Крім того, якщо у нас є існуючий файл excel і ми хочемо над ним попрацювати, ми можемо натиснути «Відкрити інші книги» з нижнього лівого кута. Після цього ми можемо знайти файл за допомогою файлового провідника та двічі клацнути на ньому. Існуючий файл буде відкрито миттєво.

Робота зі стрічкою

Стрічка називається центральною панеллю керування Excel. Цей потужний інструмент розташований у верхній частині вікна після відкриття Excel.

Ми можемо робити майже все в Excel зі стрічки.

Стрічка містить кілька вкладок, наприклад «Домашня сторінка», «Вставлення», «Макет сторінки» тощо, і кожна вкладка складається з кількох кнопок для обробки різних команд у Excel. Найкраще в цих кнопках полягає в тому, що якщо ми наведемо курсор миші на будь-яку кнопку, це вкаже нам, яке завдання вона виконуватиме.

Окрім цього, excel дозволяє нам налаштувати стрічку відповідно до нашого вибору. Ми можемо приховати/показати та вставити нові команди відповідно.

Керування робочими листами

Ще одна чудова особливість Excel полягає в тому, що робочі книги Excel можуть мати кілька аркушів. Ми можемо керувати різними аркушами робочої книги безпосередньо з нижньої частини вікна. У стандартній «порожній книзі» ми можемо побачити один аркуш із назвою 'Аркуш1'.

Щоб вставити більше аркушів, ми можемо використовувати a плюс (+) знак, який ставиться біля назви аркуша. Крім того, ми можемо клацніть правою кнопкою миші на його назві, щоб відобразити кількість інших параметрів, пов’язаних із аркушами. Ми можемо натиснути ці параметри, щоб відповідним чином керувати аркушами.

Введення даних

Введення даних в Excel є одним з основних кроків. Хоча це початковий крок, який нам потрібно виконати в Excel, щоб почати працювати з даними, це досить легко і майже без зусиль.

Щоб ввести дані, ми можемо вибрати певну комірку та почати натискати відповідну кнопку на клавіатурі. Незважаючи на це, ми також можемо копіювати, вирізати та вставляти дані в Excel з інших програм. На додаток до цього ми також можемо імпорт дані з інших файлів.

Excel дозволяє нам використовувати текст, цифри, символи та інші символи, необхідні для введення даних.

Виконання розрахунків

Ще одна чудова функція Excel полягає в тому, що ми можемо виконувати різні обчислення наших даних. Виконувати базові обчислення в Excel дуже просто.

Ми можемо використовувати математичні знаки між даними, і результати будуть надані автоматично. Наприклад, якщо ми введемо = 4+5 у будь-якій клітинці та натисніть кнопку Enter, у клітинці відобразиться значення 9 , який є сума 4 і 5. Крім того, якщо ми вибираємо певну комірку, вихідна формула (незалежно від того, що ми надали в цій комірці) відображається на панелі формул.

Іншим способом ми також можемо використовувати посилання на комірки та вставляти між ними математичні операції. Це також дозволить отримати відповідний результат. Наприклад, припустімо, що ми вводимо 4 у клітинку A1 і 5 у клітинку B1. далі, вводимо = A1+B1 у комірці C1. Роблячи це, клітина C1 відображає суму значень, наведених у клітинках A1 і B1.

введення рядка в java

Так само ми можемо виконувати інші арифметичні обчислення в Excel.

Використання функцій

Отримання результатів за допомогою функцій excel є одним із важливих завдань, і воно може певною мірою скоротити час робочого процесу.

Зокрема, більшість функцій/формул приймають набори чисел як вхідні дані та надають відповідні результати. Давайте обговоримо це на простому прикладі:

Припустимо, ми вводимо 4 у клітинку A1 і 5 у клітинку B1. Далі вводимо = SUM(A1;B2) в комірка C1. Роблячи це, клітина C1 відображає суму значень, наведених у клітинках A1 і B1.

Excel має широкий набір цінних функцій. Щоб переглянути різні функції, ми можемо перейти на вкладку «Формули» та вибрати звідти певну категорію. Excel відображає всі підтримувані функції цієї конкретної категорії.

Ознайомившись із функціями, ми зможемо введіть знак рівності (=) у клітинку та запишіть у неї початок будь-якої функції. Потім Excel автоматично відображає відповідні функції та їхній синтаксис. Ми можемо вибрати функцію та продовжити далі відповідно до синтаксису.

Збереження нашої роботи

Коли ми виконали нашу роботу, ми повинні зберегти її у файл. Якщо ми закриємо Excel, не зберігши його, ми втратимо нашу роботу. Найпростіший спосіб зберегти файл excel на комп’ютері – натиснути комбінацію клавіш «Ctrl +S». Коли ми натиснемо цей ярлик, excel попросить нас вибрати ім’я файлу та місце для його збереження.

Ми також можемо натиснути на 'Зберегти' розташована на «Панель швидкого доступу». Ця кнопка також допомагає нам зберегти тимчасові дані в існуючий файл.

Важливі моменти, про які слід пам’ятати

Є багато важливих речей, які ми повинні знати, перш ніж почати працювати над Excel. Деякі з найважливіших речей, про які слід пам’ятати, перераховані нижче.

• Excel дозволяє нам використовувати широкий спектр комбінацій клавіш, щоб пришвидшити робочий процес. Ми повинні використовувати гарячі клавіші Excel і підвищити продуктивність нашого робочого процесу.
• Якщо ми хочемо поділитися з кимось файлом Excel і немає потреби в подальшому редагуванні, ми повинні зберегти файл у форматі PDF. Цей формат нелегко редагувати, тому дані захищені від несанкціонованого введення. Крім того, формат pdf також найбільш відомий для цілей друку.
• Excel дозволяє нам використовувати різні розширення файлів. Проте кожне розширення має своє використання. Зокрема, розширення XLSX є форматом за замовчуванням для файлів Excel, якщо в ньому немає макросів VBA.
• Якщо файл excel містить великі обсяги даних (зазвичай більше 10 МБ), ми повинні використовувати розширення XLSB. Він швидший і сумісний з усіма функціями, форматуванням і навіть макросами VBA. Однак цей формат може не підтримуватися в інших програмах для роботи з електронними таблицями.
• Оскільки Excel підтримує програмування VBA, ми не повинні відкривати файл Excel, отриманий із ненадійних джерел, оскільки він може містити деякі вразливі коди.
• Зберігаючи файл Excel за допомогою команди «Зберегти як», ми повинні бути обережними; інакше ми можемо помилково замінити файл оригінальним. Таким чином ми іноді можемо втратити важливі дані.